Collegecolumn: Open communiceren is geen rocket science, maar we vergeten het soms te doen
We willen allemaal een betrokken gemeenschap vormen waarin we gehoord worden en prettig samenwerken. Maar hoe voer je een open gesprek over lastige onderwerpen?
In deze rubriek geven Annetje Ottow, Hester Bijl en Martijn Ridderbos een kijkje achter de schermen bij het College van Bestuur van de Universiteit Leiden. Hoe ziet hun werk eruit? Waar zijn ze enthousiast over? Wat zijn uitdagingen die ze tegenkomen? Het bouwen aan een gezonde, betrokken en lerende organisatie begint met het delen van wat je bezighoudt. Dit keer is de beurt aan Martijn Ridderbos.
In veel organisaties vinden collega’s het lastig om problemen op een open manier met elkaar te bespreken. Gevoelige kwesties worden soms niet benoemd uit angst om werkrelaties te beschadigen. Ook binnen onze universiteit gaat het weleens mis. In mijn vorige column vertelde ik wat volgens mij het belang is van persoonlijk leiderschap; het leiden van jezelf. Het komt de samenwerking ten goede als je door zelfkennis weet wat voor effect je kunt hebben op een ander.
Laten we elkaar meer complimenten geven, dat schiet er vaak bij in.
Hoe start jij een open gesprek? De toolkit Let’s connect biedt artikelen, video’s, trainingen en adviezen ter inspiratie, waaronder de vuistregels voor een open communicatie. Zoals je enerzijds goed uitspreken, maar anderzijds ook actief luisteren zonder de ander telkens te onderbreken met je eigen mening. Benoem samen knelpunten en maak afspraken daarover. En probeer op een constructieve manier feedback te geven en te ontvangen. Laten we elkaar meer complimenten geven, dat schiet er vaak bij in.
Ook in ons team, het College van Bestuur, proberen we geregeld even uit te zoomen en kijken we naar de samenwerking. Hoe we vergaderen, of we elkaar laten uitpraten en of we elkaar genoeg een schouderklopje geven. Dit soort zaken bespreken we meestal tijdens een lunch met ons drieën. Daarnaast hebben we een paar keer per jaar een teamsessie buitenshuis – niet per se op de hei – om echt even uit het dagelijkse werk te komen. Ik kan het iedereen aanraden.
Met elkaar open het gesprek aangaan is natuurlijk minstens zo belangrijk in onze contacten met de samenleving. Naast HRM heb ik onder andere ook Vastgoed in mijn portefeuille. Laatst hadden we een participatiebijeenkomst met bewoners. We kozen bewust niet voor een zaal waarin sprekers voor het publiek staan, maar voor een informatiemarkt. Ik liep rond en kon zo laagdrempelig het gesprek aangaan met bewoners. Het werd niet tegenover elkaar maar met elkaar. De locatie en vorm van een gesprek doen er dus echt toe.
Open communicatie is geen rocket science, maar soms vergeten we het toe te passen. Bekijk de toolkit en pak er een oefening uit die je kunt doen met jouw collega’s. Heb je een inspirerend advies of een goede oefening? Laat het ons weten, dan kunnen we dat toevoegen aan Let’s connect.
Herken jij je in dit verhaal? Of deel je graag jouw inzichten of ervaringen naar aanleiding van deze column? Stuur dan een mail naar nieuws@leidenuniv.nl